Có khi nào các bạn cần phải soạn thảo hàng ngàn thư mời, thông báo, phiếu trả lương... Hay thử tưởng tượng khi làm thủ công thì sẽ rất là mất thời gian và công sức, mình tin chắc cũng chẳng mấy bạn đủ kiên nhẫn để làm điều đó đâu nhỉ. Hướng dẫn trộn thư (Mail Merge) trong Word 2007, 2010, 2013, 2016 Vì thế hôm nay mình sẽ chia sẻ cùng các bạn công cụ Mail Merge trong word sẽ giúp các bạn đỡ vất vả và lại còn nhanh trong vòng một nốt nhạc. Trộn thư (Mail Merge) là tính năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu thời gian khi xử lý các dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm, phiếu lương.. Mặc dù tính năng này rất hữu ích nhưng có nhiều bạn chưa biết hoặc chưa để ý đến tính năng trộn thư này. Trong bài viết này, mình sẽ lấy ví dụ là làm giấy báo lương cho nhân viên, mình sẽ thực hiện trên Word 2016 còn các phiên bản còn lại các bạn làm tương tự Các bước chuẩn bị Bước 1: Đầu tiên các bạn cần có file word mẫu giấy báo lương cho nhân viên đã tạo sẵn để chèn thông tin. Mình đã soạn trước bao gồm: Số phiếu, Họ và tên, Chức cụ, Ngày sinh, Lương cơ bản, Phục cấp/thưởng, Thực nhận. Bước 2: Các bạn phải có 1 file Excel danh sách theo biểu mấu giống file word trên cũng bao gồm các thuộc tính sau: Số phiếu, Họ và tên, Chức cụ, Ngày sinh, Lương cơ bản, Phục cấp/thưởng, Thực nhận. Các bạn chú ý các dòng tiêu đề các thuộc tính trên file Excel phải ở dòng đầu tiên nhé! Để thực hành các bạn có thể tải file mẫu của mình Tại đây nhé! Khi chuẩn bị xong thì các bạn làm như sau: Trong bài viết này mình sẽ tùy chỉnh 2 phiếu lương trên một trang giấy A4 (để tiết kiệm giấy), tùy thuộc vào biểu mẫu file word của các bạn nhé. Bước 1: Để tùy chỉnh 2 phiếu lương trên một trang giấy A4 mình sẽ làm như sau: Các bạn mở file mẫu lên, sau đó tiến hành copy toàn bộ nội dung của biểu mẫu nhé. Sau đó các bạn vào tab Mailings > Start mail Marge > Chọn Labels - Một hộp thoại hiện ra các bạn 1/2 latter > New Label - Tiếp đến mình tiến hành cài đặt cho nhãn: + Label name: Đặt tên cho nhãn + Page Size: Chọn giấy A4 dạng dọc + Number across: Xếp theo chiều dọc + Number down: Xếp theo chiều ngang + Top margin: Lề trên + Side margin: Lề bên trái + Label hight: Chiều cao của nhãn + Label width: Chiều dọc của nhãn + Vertical pitch: Khoảng cách hai nhãn theo chiều dọc Và mình đã cài đặt được như sau: Sau khi cài đặt nhãn xong các bạn bấm OK. Sẽ có một hộp thọai hiện ra các ban chọn OK. Khi đó phần biểu mẫu của các bạn sẽ bị xóa trắng. Đó là lý do mà mình đã nói các bạn hãy tiến hành copy toàn bộ nội dung ở phần trên. - Tiếp đến các bạn tiến hành Paste lại nội dung biểu mẫu. Bước 2: Đây mới là bước chính của bài viết Trong tab Mailings > chọn Select Recipients > chọn Use an Exitsting List để trỏ đến file mẫu Excel mà đã chuẩn bị ở bước trên. Bước 3: Sau khi thêm file Excel xong các bạn chọn Insert Merge Field để thêm các thuộc tính từ file Excel vào các trường tương ứng trên file word còn đang bỏ trống. và đây là kết quả sau khi thêm Bước 4: Tiếp đến các bạn kích vào Update Labels Vậy là xong rồi đó, bây giờ các bạn có thể lưu file và in file ra rồi đó. Để in file các bạn vào Finish & Merge. Các bạn có thể tùy chỉnh Font chữ theo ý mình, nếu các bạn có chỉnh sửa file thì nhớ nhấn Update Labels để cập nhật nhé. Trên là chia sẻ của mình về cách trộn thư (Mail Merge) trong Word 2007, 2010, 2013, 2016. Với các biểu mẫu và phiên bản word khác các bạn làm tương tự. Hy vọng bài viết này sẽ có ích cho các bạn. Chúc các bạn thành công!
