Việc sắp xếp tên theo thứ tự abc (hay theo thứ tự alphabet) thường được dùng trong giáo dục khi sắp xếp tên học sinh trong lớp hay sắp xếp tên thí sinh vào phòng thi... Công việc này quả là khó khăn, đôi khi còn mất nhiều thời gian đối với những ai chưa biết cách làm. Bài viết này sẽ giải quyết được vấn đề đó. Trong các bảng excel thông thường, cột Họ và tên thường là tên đầy đủ của một người, trong khi đó việc sắp xếp tên theo thứ tự abc lại xếp theo thứ tự ưu tiên: Tên → Tên đệm (hoặc Tên đệm sát tên trong trường hợp có nhiều tên đệm) → Họ. VD: Bảng excel thông thường: Vì vậy, công việc đầu tiên của bạn là cần tách Tên, Tên đệm và Họ ra thành các cột khác nhau. (Nếu bảng dữ liệu của bạn cột Tên, Tên đệm, Họ đã được tách thành 3 cột khác nhau rồi thì bạn hãy xem phần 2. SẮP XẾP THỨ TỰ TÊN THEO ABC trong bài viết này để thực hiện sắp xếp.) Còn nếu bảng dữ liệu của bạn chưa được tách thành các cột như vậy thì bạn hãy theo dõi thật kĩ và thực hiện theo các bước dưới đây nhé! Việc tách tên thành nhiều cột cần làm khá nhiều bước nhưng mình sẽ hướng dẫn rất chi tiết và tất nhiên là nhanh hơn nhiều so với việc làm thủ công tách từng người một trong một danh sách dài. 1. TÁCH THÀNH 3 CỘT HỌ, TÊN ĐỆM VÀ TÊN Bước 1: Để tách riêng Tên, Tên đệm và Họ từ cột Họ và Tên, đầu tiên bạn cần tạo cột Họ, Tên đệm và Tên để chứa nội dung sau khi tách. Bước 2: Sao chép cột Họ và tên sang cột Tên Bước 3: Lựa chọn (bôi đen) toàn bộ dữ liệu của cột Tên, vào Home → Find&Select → Replace (phím tắt: Ctrl + H) để mở hộp thoại Find and Replace. Bước 4: Trong thẻ Replacecủa hộp thoại Find and Replace, ở mục Find what bạn nhập kí tự * và dấu cách, mục Replace with để trống. Sau đó click Replace All. Một thông báo của Excel xuất hiện, các bạn chọn OK và Close hộp thoại Find and Replace. Kết quả thu được cột Tên như sau: Bước 5: Tiếp theo ta sẽ tách Họ và Tên đệm. Ở cột Tên đệm, bạn nhập công thức sau: =LEFT(B2,LEN(B2)-LEN(E2)-1) trong đó: B2: cột Họ và tên E2: cột Tên Nghĩa là: Ở cột Tên đệm, lấy ở bên trái cột B2 (cột Tên) số lượng kí tự là: độ dài cột B2 - độ dài cột E2 - 1 (1 ở đây là trừ bỏ 1 dấu cách đằng sau tên đệm) Để hiểu về công thức LEFT và LEN, bạn có thể tham khảo bài viết Các hàm excel cơ bản bạn nhất định phải biết (xem chi tiết). Bước 6: Kết quả cho ra như bảng dưới đây. Tuy nhiên, như bạn đã thấy, khi click vào từng tên thì hiện ra công thức. Vì vậy bạn cần chuyển các công thức này thành text bằng cách chọn (bôi đen) cột Tên đệm rồi Copy (phím tắt: Ctrl + C). Sau đó dán vào vị trí hiện tại bằng cách vào Paste → chọn Paste Values. Như vậy, cột Tên đệm sẽ hiện ra text. Bước 7: Tương tự bước 4, tiếp theo ta sẽ tách Tên đệm bằng cách bôi đen dữ liệu của cột Tên đệm ấn tổ hợp phím Ctrl + H rồi nhập kí tự * và dấu cách ở mục Find what, để trống ở mục Replace with rồi chọn Replace All. Kết quả ta thu được cột Tên đệm: Bước 8: Như vậy ta đã tách xong Tên, Tên đệm, cuối cùng ta sẽ tách Họ tương tự với bước 5 ở trên bằng cách: ở cột Họ, nhập công thức: =LEFT(B2,LEN(B2)-LEN(D2)-LEN(E2)-2) trong đó: B2: cột Họ và tên D2: cột Tên đệm E2: cột Tên Nghĩa là: Ở cột Họ, lấy ở bên trái cột B2 (cột Tên) số lượng kí tự là: độ dài cột B2 - độ dài cột D2 - dộ dài cột E2 - 2 (2 ở đây là trừ bỏ 1 dấu cách đằng sau tên đệm và 1 dấu cách đằng sau họ) Bước 9: Ta thu được cột Họ (lưu ý: đối với những người có 2 tên đệm như Nguyễn Thị Hải Yến thì Nguyễn Thị ta vẫn xếp ở cột Họ như trong hình, vì theo quy tắc sắp xếp tên theo alphabet thì thứ tự ưu tiên xếp lần lượt từ Tên → Tên đệm (hoặc Tên đệm sát tên trong trường hợp có nhiều tên đệm) → Họ, do đó ta coi Nguyễn Thị là họ). Giống như ở trên, cột Họ tồn tại dưới dạng công thức, vì vậy, ta thực hiện giống bước 6 để chuyển sang dạng text bằng cách sử dụng Paste Values. Ta thu được kết quả như sau: 2. SẮP XẾP THỨ TỰ TÊN THEO ABC Như vậy, ta đã thu được 3 cột Họ, Tên đệm, Tên riêng rẽ. Bây giờ chúng ta sẽ thực hiện sắp xếp thứ tự nhé. Bước 1: Bạn bôi đen toàn bộ dữ liệu 3 cột Họ, Tên đệm, Tên rồi click chọn Data → Sort Bước 2: Hộp thoại xuất hiện, bạn click chọn Add Level để thêm cột cần sắp xếp, thứ tự sắp xếp theo thứ tự lần lượt: Tên → Tên đệm → Họ, chọn Order: A to Z.Sau đó bấm OK. Ta thu được tên đã được sắp xếp đúng thứ tự alphabet. 3. GHÉP CÁC CỘT LẠI VỚI NHAU Nhiệm vụ bây giờ cần làm là ghép 3 cột Tên, Tên đệm, Họ thành một cột. Bước 1: Bạn hãy xóa dữ liệu ban đầu của cột Họ và tên đi nhé. Để ghép 3 cột Tên, Têm đệm, Họ có rất nhiều cách, bạn có thể dùng hàm CONCATENATE (cách sử dụng hàm CONCATENATE bạn xem ở đây) hoặc dùng kí hiệu & để nối các cột với nhau, đừng quên kí hiệu dấu cách nhé: Kết quả ta thu được: Bước 2: Bạn nhớ dùng Paste Value để chuyển dạng công thức về dạng text nhé! Bước 3: Bây giờ bạn có thể xóa 3 cột Tên, Tên đệm, Họ đi rồi. Như vậy tên trong danh sách của bạn đã được sắp xếp theo alphabet. Hi vọng bài viết này sẽ giúp ích cho bạn. Chúc các bạn thành công!
