Mỗi khi làm luận văn, đồ án, đề tài để phục vụ cho công tác học tập hay làm việc thì việc viết báo cáo là không thể tránh khỏi, trong báo cáo thì phần mục lục và đánh số trang là rất quan trọng. Tạo mục lục tự động và đánh số trang trên Word Mình thấy nhiều bạn vẫn còn sử dụng biện pháp thủ công mà chưa chú ý đến việc tao mục lục tự động, cách trình bày cho văn bản, nên sẽ xảy ra sai sót không đáng có. Việc tạo mục lục tự động sẽ giúp chúng ta có thể cập nhật tự động mỗi khi chỉnh sửa hoặc thay đổi báo cáo một cách dễ dàng, đỡ mất thời gian như chúng ta làm thủ công bằng tay. Còn vệc đánh số trang văn bản cũng vậy, không đơn thuần chỉ đánh số trang số 1 cho đến n, có nhiều văn bản yêu cầu chúng ta phải đánh số trang kết hợp giữa chữ số, chữ cái, số la mã... không theo một cách nguyên tắc nào cả. Muốn làm được điều này thì các bạn phải biết vận dụng một số công cụ sẵn có trong word. Bây giờ chúng ta hãy cùng nhau ôn lại cách sử dụng của những công cụ đó nhé. Các bạn có thể tham khảo thêm các bài viết sau hy vọng cũng có ích cho các bạn: Mẹo nhỏ hướng dẫn đánh số thứ tự trong bảng (table) word với chức năng Numbering có sẵn Ở trang bài viết này, mình sẽ thực hiện demo trên word 2016, còn các phiên bản 2007, 2010, 2013 thì các bạn thực hiện tương tự nhé, bây giờ chúng ta bắt đầu nào. 1. Hướng dẫn tạo mục lục tự động Cách tạo mục lục thủ công mất nhiều công sức, thời gian, hay sai sót, và có hạn chế là khi bạn muốn mở đến một trang văn bản bất kỳ bạn phải mất thời gian tìm đến trang đó. Còn nếu là mục lục tự động thì chỉ cần nhấp vào mục lục là sẽ tự động nhảy đến trang mà các bạn cần đến. Việc này rất là hữu ích khi văn bản dài có hàng trăm hay hàng nghìn trang. 1.1. Cách 1 - Bước 1: Đầu tiên các bạn mở văn bản lên bằng file Word. Nếu chưa có thì hãy cài đặt từ bộ office vào nhé. - Bước 2: Bây giờ các bạn hãy bôi đen phần cần tạo mục lục > chọn vào tab References > sau đó chọn Add Text > chọn Level. Trong mục Level các bạn tùy ý chọn cấp độ mục lục. Trong ví dụ này mình sẽ chọn mục số la mã là level 1 (cấp 1); còn mục nhỏ hơn tiếp theo mình chọn leve2 (cấp độ 2) - Bước 3: Trong tab References các bạn nhấp chuột vào vị trí các bạn muốn thể hiện mục lục > sau đó chọn Table of contents. Sau khi chọn xong, các bạn chọn kiểu mẫu thể hiện của mục lục. - Bước 4: Các bạn có thể chọn vào custom table of contents để tùy biến cho mục lục của mình như hình dưới, còn nếu không chọn custom table of contents thì có thể bỏ qua bước này. + Mục Print Preview: xem trước kiểu mục lục sẽ hiển thị khi in. + Mục Web Preview: xem trước kiểu mục lục sẽ hiển thị ở dạng trang web. + Mục Show page number: Hiển thị số trạng trên mục lục, nếu các bạn không muốn hiện số trang thì bỏ check mục này. + Mục Right align page number: sẽ hiển thị số trang bên lề phải (cài này hay thường dùng). + Mục Tab leader: chọn ký hiệu cho tab tới số trang như dấu gạch, dấu chấm... + Mục Shows level: cho phép các bạn có thể chọn số cấp độ cho mục lục, mặc định sẽ là cấp độ 3 (level 3). Để thêm tùy chỉnh các bạn có thể vào Options. Hạn chế của cách này là: các định dạng font, kích cỡ, màu sắc của chữ sẽ bị thay đổi không giống văn bản gốc nên sửa lại sẽ gây mất thời gian. Mình sẽ dướng dẫn cách thứ 2 sẽ thuận lợi hơn. 1.2. Cách 2: khuyến khích sử dụng Ở cách này, mình sẽ chia sẻ cách tạo mục lục mà không bị mất định dạng font chữ, cỡ chữ và màu sắc, các thiết lập vẫn được giữ nguyên như ban đầu. - Bước 1: Cài đặt style cho mục lục. + Trong tab Home > trong nhóm công cụ Styles các bạn click chuột vào dấu mũi tên như trong hình dưới > chọn Create a Style. + Trong hộp thoại Create New Style from Fomarting > click vào Modify để mở rộng cho khung thiết lập. Trong hộp thoại thiết lập Create New Style from Fomarting hãy tùy chỉnh như sau: + Mục name: hãy đặt tên style của bạn tùy ý, nhưng nên đặt tên sao cho dễ nhớ nhé, tránh bị nhầm lẫn. + Mục style base on: Đây là mục tùy chọn theo cấp độ đề mục ( từ heading 1 đến heading 9), nếu là heading 1 thì tương đương level 1,… các bạn phải lựa chọn heading thì mới thực hiện được việc tạo mục lục.. + Mục formatting: Tai đây các bạn sẽ thiết lập cho font chữ của mục lục. Ngoài ra, còn 1 số tùy chỉnh khác các bạn tự tìm hiểu. Nói chung thiết lập như thế này là đủ rồi. Với các level khác các bạn cũng làm tương tự nhé! Vậy là xong chúng ta đã tạo được các thiết lập xong cho các style. Nếu chỉnh sửa style thì các bạn chỉ cần mở mục Apply Styles bằng cách ấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + S > chọn Style cần sửa > rồi ấn vào Modify > chỉnh sửalại style. - Bước 2: Bây giờ công việc đã đơn giản hơn thực hiện cách gán level thông qua style đã tạo: hãy chọn Style để thêm level theo cấp độ mà các bạn mới tạo ở bước 1 nhé. - Bước 3: Sau khi gán hết các mục xong, các bạn update cho mục lục giống như bước 3 của cách 1. Dưới đây là kết quả của mình đã thực hiện. 1.3. Chỉnh sửa và update cho mục lục - Trong quá trình chỉnh sửa văn bản, nội dung tài liệu và số trang của tài liệu sẽ bị thay đổi, vì vậy chúng ta phải cập nhật cho mục lục như sau: nhấp chuột phải vào mục lục > chọn Update Field sẽ xuất hiện 2 tùy chọn như sau: - Tùy chọn Update pages numbers only: chỉ cập nhật số trang văn bản - Tùy chọn Update entire Table: cập nhật cả số trang và nội dung mục lục cho văn bản. 2. Cách đánh số trang kết hợp trong word Đánh số trang trong word là một việc làm rất quan trọng khi trình bày văn bản, đối với tài liệu dài thì đó là một việc làm bắt buộc. Ví dụ bây giờ có một tài liệu mình muốn đánh số trang kết hợp giữa số, chữ, cứ cái... - Nếu đánh số trang theo cách đơn gian nhất thì các bạn vào tab Insert chọn Page Number tại đây sẽ có các lựa chọn, tùy theo yêu cầu mà các bạn chon. + Mục Top of Page: Đánh số trang ở trên đầu trang. + Mục Bottom of Page: Đánh số trang ở cuối trang. + Mục Page Margins: Đánh số trang bên lề trang. + Mục Current Position: Đánh số trang tại vị trí đặt con trỏ chuột. - Cách đánh số trang từ một trang bất kỳ thì các bạn thực hiện như sau: + Bước 1: Các bạn phải chia văn bản thành các phần khác nhau bằng việc ngắt Section. Các bạn đặt con trỏ chuột ngay vị trí đầu trang mà bạn muốn đánh số > vào Page Layout > chọn Breaks > chọn Next page. Lúc này sẽ xuất hiện một trang trắng đẩy trang các bạn xuống, các bạn quan sát sẽ thấy có section 1 và section 2 như hình phía dưới. + Bước 2: Các bạn vào tab Insert > chọn Page numbers > tiếp đến chọn Format page numbers để tùy chỉnh cho số trang. + Bước 3: Trong Format number các bạn có thể chọn kiểu số trang như số, chữ cái, số la mã.. Ở mục Start at (mặc định là 1), các bạn có thể chọn số nào để bắt đầu số trang > nhấn OK. Nếu các bạn chọn Continue from previous section: thì sẽ đánh số trang bắt đầu từ 1 trở đi. + Bước 4: Bây giờ hãy tìm trang bạn muốn đánh số đầu tiên và nhấn vào Section > click vàoLink to Previous để tách trang. Cuối cùng là các bạn thêm số trang vào và xóa trang trắng đó đi bằng cách đặt con trỏ chuột vào trang trắng đó là nhấn Delete. Lời kết: Qua bài chia sẻ này, mình đã cùng các bạn tìm hiểu chi tiết về cách tạo mục lục tự động và các đánh số trang trong word. Bây giờ chúng ta không phải thực hiện bằng tay mất thời gian, công sức, Hy vọng bài viết này sẽ có ích cho nhiều bạn chưa biết, chúc các bạn thành công!
